Jak korzystać z Asany? Asana dla blogera i w biznesie online + checklista do pobrania

Jak korzystać z Asany? Odkąd napisałam na moim Instagramie, że znalazłam na Asanę swój sposób to pytanie wraca do mnie jak bumerang. Wcale się nie dziwię, że wiele z Was szuka pomysłów i podpowiedzi na to jak najlepiej Asanę wykorzystać – moja przygoda z tym programem też zaczęła się tak, że nic nie zapowiadało tutaj związku z happy endem! A jednak! Okazuje się, że na wszystko można znaleźć sposób! Dałam Asanie drugą szansę i nie ma dnia, abym sobie za to nie dziękowała! Dzięki temu, że nauczyłam się korzystać z Asany moja praca jest bardziej efektywna, a delegowanie i śledzenie realizacji zadań łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej!

Zapraszam Was dzisiaj na wpis o Asanie. Opowiem o tym jak wykorzystuję ją w pracy nad blogiem i podzielę się kilkoma wskazówkami, które sama chciałabym znać te parę miesięcy temu! W ramach gratisu do tego wpisu przygotowałam również checklistę, na której znajdziecie wszystkie kroki, które wykonuję tworząc wpis na bloga – mam nadzieję, że przyda się przy Waszych eksperymentach z Asaną!

Co to jest Asana?

Asana to program do zarządzania projektami. Z jego pomocą możemy rozłożyć na czynniki pierwsze mniejsze i większe projekty, usystematyzować swoją pracę oraz zaoszczędzić czas spędzony na komunikacji oraz delegowaniu zadań w zespole.

Jak korzystać z asany? Obsługa programu odbywa się z poziomu przeglądarki (logujemy się do panelu tak samo jak na konto e-mail lub do serwisów społecznościowych, nie trzeba nic pobierać na komputer) albo przez aplikację na telefonie.

Asana występuje w wersji bezpłatnej, która oferuje bardzo dużo rozmaitych funkcji – to jest wersja, z której ja aktualnie korzystam. Dla bardziej zaawansowanych użytkowników istnieje oczywiście możliwość dokupienia pakietów, które mają w sobie dodatkowe funkcje zwiększające prywatność projektów i użyteczność samego narzędzia. 

Na stronie Asana Academy znajdziecie dokładne tutoriale przygotowane w formie video kursów online. Szczegółowo wyjaśnią one jak korzystać z Asany w wersji podstawowej oraz pokazują jej bardziej zaawansowane funkcje oraz konkretne przykłady wykorzystania tego narzędzia w marketingu, pracy zespołowej lub na przykład podczas planowania eventów.

Bardzo ciekawe kursy i konkretne szkolenia pokazujące jak korzystać z Asany znajdziecie również na Skillshare.

Szkolenia i tutoriale wyjaśniające jak korzystać z Asany najczęściej przygotowywane są w języku angielskim, w tym języku działa też cały program. Na szczęście jest to prosty i dość intuicyjny angielski, a funkcjonowanie Asany sprowadza się do kilkunastu powtarzalnych poleceń, z którymi poradzi sobie nawet osoba z podstawową znajomością języka.

Moja historia z Asaną?

Po raz pierwszy spotkałam się z Asaną na jesieni 2017 roku, podczas pracy nad Planerem Pełnym Czasu z Panią Swojego Czasu i jej gangiem. Nie wiedziałam wtedy jak korzystać z Asany i szczerze mówiąc nie polubiłam się z tym narzędziem. Gubiłam się w zadaniach, które z mojej perspektywy były totalnym chaosem, nie mogłam znaleźć konkretnych wiadomości i załączników. Teraz już wiem, że było tak dlatego, że nie dałam sobie czasu na poznanie programu tylko od razu wskoczyłam do niego na główkę. Doszło do sytuacji w której zamiast zapytać jak korzystać z Asany za wszelką cenę unikałam “wchodzenia” do tego programu. Z ulgą wróciłam do mojego bullet journala i pewnie korzystałabym z niego nadal gdyby nie urodzenie Kajtka i wskoczenie z pracą na trochę inny poziom.

Będąc mamą małego, dość wymagającego dziecka miałam naprawdę mało czasu – dokładnie były to 2 godziny dziennie na pracę i ani minuty więcej. Próbowałam różnych rozwiązań, które pomogłyby mi się zorganizować, ale w momencie gdy dołączyła do mnie Asia – moja Wirtualna Asystentka wiedziałam, że pora na cyfrowe narzędzie do organizacji zadań. Dałam Asanie jeszcze jedną szansę, korzystając z podlinkowanych wyżej tutoriali nauczyłam się jak korzystać z Asany i zaczęłam dostosowywać ją do siebie.

Zaczęłam od małych kroków i po kilku tygodniach oswajania się z programem mogłam już śmiało delegować pierwsze zadania Asi za pomocą Asany właśnie! Gdy kilka miesięcy temu narodził się pomysł #Worqbooka i do naszego teamu dołączyła Kasia – graficzka i ilustratorka odpowiedzialna za całą wizualną oprawę mojego produktu Asana okazała się naszym wybawieniem! Wszystko mamy tutaj w jednym miejscu – każdy projekt ma swoją tablicę, a każde zadanie swoje przypisane miejsce. Znalezienie załączników, wiadomości czy inspiracji jest dziecinnie proste. Wszelkie zmiany wprowadzamy właściwie jednym kliknięciem. Powtarzalne zadania układam w systemy i checklisty dzięki czemu oszczędzam naprawdę wiele czasu i nie wymyślam bez przerwy koła na nowo.

Polubiłam się z tym programem tak bardzo, że nie tylko wiem już jak korzystać z Asany, ale również wymyślam swoje nowe zastosowania do programu. Tutaj mam Bank Pomysłów i Bibliotekę Opowieści – dwa “projekty” o których opowiem nieco dalej.

Jak korzystać z Asany tworząc bloga i biznes online?

Cały urok pracy z Asaną polega na tym, że jej funkcje można dostosować do swoich potrzeb. Dostajemy funkcjonalne narzędzie, jednak to od nas zależy co z nim zrobimy. Odpowiadając na pytanie jak korzystać z Asany, powiem Wam, że w moim biznesie przydaje się ona na dwóch płaszczyznach. Jedna to organizacja i zarządzanie projektami, druga to przechowywanie i porządkowanie pomysłów. Poniżej kilka zastosowań Asany z których korzystam na co dzień:

1. Kalendarz wpisów blogowych

Moja przygoda z Asaną zaczęła się od zbudowania w niej kalendarza wpisów blogowych. Wcześniej planowałam wpisy na papierze, w moim bullet journalu lub na miesięcznym kalendarzu, jednak robienie tego w wersji cyfrowej ma dużo zalet. Największą z nich jest elastyczność – gdy muszę coś zmienić, przestawić lub inaczej zaplanować wszystko odbywa się tu za pomocą jednego kliknięcia.

2. Tworzenie checklist do zadań, które się powtarzają

Gdy tylko zauważę, że któreś z zadań w moim biznesie jest powtarzalne tworzę checklistę, która zawiera w sobie wszystkie kroki potrzebne do jego realizacji. W ten sposób mój proces jest zapisany, a ja działam sprawniej i szybciej. Powtarzalne zadania w mojej pracy to między innymi tworzenie wpisów na bloga (mam tutaj kilka różnych szablonów w zależności od rodzaju wpisu), księgowość, płatności, planowanie wpisów i działań w mediach społecznościowych, aktualizacja statystyk, praca w blokach tematycznych, czy współpraca amabasadorska z Panią Swojego Czasu. Każde z tych zadań składa się z szeregu małych kroków, które mam rozpisane w Asanie w formie checklisty.

3. Delegowanie zadań

Stworzenie systemów i checklist i przechowywanie ich w Asanie raczej niż na papierze pozwala mi łatwo wyłapać zadania, które może zrobić ktoś inny. Od kilku miesięcy korzystam ze wsparcia Asi, która jako moja Wirtualna Asystentka ma dostęp do większości projektów w Asanie. Ponieważ każdy z naszych projektów jest opisany gdy chcę jakieś zadanie delegować Asi wystarczy, że ją przy nim oznaczę i dodam kilka słów komentarza. Asia po zrobieniu swojej części oznacza mnie i dzięki temu delegujemy sobie zadania nawzajem. Im więcej osób w zespole tym delegowanie zadań przez Asanę bardziej ułatwia życie!

4. Komunikacja w zespole

Ponieważ delegowanie zadań odbywa się w Asanie mogłyśmy z Asią niemal kompletnie zrezygnować z komunikacji poprzez maile, które teraz wykorzystujemy już tylko do rozliczeń. Aspekt komunikacji poprzez Asanę doceniłam jednak najbardziej, gdy do naszego zespołu dołączyła Kasia, odpowiedzialna za skład i wszystkie materiały wizualne związane z #Worqbookiem. Dzięki Asanie wszystkie wersje okładek, stron, ikon i layoutów mamy w jednym miejscu, każdy ma do nich dostęp, a m wszystkie ustalenia możemy prześledzić w formie czytelnego wątku zamiast szukać ich w czeluściach maila.

5.  Planowanie pracy w blokach i przewidzenie ilości pracy do zrobienia

O ile to tylko możliwe pracuję w blokach tematycznych – każdy dzień tygodnia poświęcam na pracę nad konkretnymi zadaniami związanymi z jednym tematem. W poniedziałki królują media społecznościowe i różne bieżące sprawy, we wtorki pracuję nad blogiem, środa to dzień strategii i tak dalej.  Planowanie moich zadań w Asanie sprawia, że mogę w bardzo prosty sposób przewidzieć i oszacować ile pracy przede mną. Korzystam wtedy z opcji widoku kalendarz, dzięki czemu od razu widzę w których blokach mam jeszcze miejsce i gdzie mogę pozwolić sobie na dodanie nowych zadań. Dzięki temu wykorzystuję czas, który mam na budowanie buforu czasu co jest jednym z moich najważniejszych priorytetów w tym półroczu.

6. Przechowywanie pomysłów i projektów

W mojej Asanie na swoją kolej czeka cała lista projektów, które chciałabym zrealizować w przyszłości. Asana daje mi możliwość przechowywania ich w zorganizowany sposób, a jednocześnie opcja lupki pozwala szybko wyszukać konkretny pomysł gdy jest mi potrzebny. Aplikacja Asana zainstalowana na moim telefonie sprawia, że pomysły, które pojawiają się wtedy gdy nie mam dostępu do komputera – na spacerze, w czasie wolnym, czy podczas zabawy z moim synkiem – nie giną w czeluściach notatek, a od razu lądują w miejscu, w którym powinny wylądować. Dzięki temu planowanie strategii na kolejne miesiące czy przygotowywanie wpisów na media społecznościowe jest dla mnie dużo łatwiejsze – w moich pomysłach zawsze panuje względny porządek.

7. Biblioteka Opowieści

Gdy zaczęłam korzystać z Asany szybko przekonałam się, że to nie tylko świetne narzędzie do zarządzania projektami i komunikacji w zespole, ale również do przechowywania treści i pomysłów. Storytelling to coś, co coraz chętniej stosuję w mojej komunikacji w newsletterach i w mediach społecznościowych, często jednak trudno mi przypomnieć sobie konkretną historię tu i teraz. Korzystam więc z oddzielnego projektu w Asanie i w nim regularnie spisuję swoje historie. Niektóre są lepsze, niektóre gorsze, ale gdy ich potrzebuję zawsze są pod ręką. O takim wykorzystaniu Asany będę uczyć w #Worqbooku, którego cały rozdział poświęcony jest odszukiwaniu, budowaniu i przechowywaniu historii, które wspierają tworzenie treści i komunikację w świecie online!

8. Bank Pomysłów

Mój Bank Pomysłów na treści również nie mógł powstać nigdzie indziej niż w Asanie. Sposób w jaki zbudowany jest ten program pozwala mi na banalnie proste wykorzystanie zgromadzonych pomysłów na treści przy tworzeniu kalendarza wpisów i planowaniu publikacji w mediach społecznościowych. Mam tu wszystko uporządkowane i świetnie zorganizowane, mogę również w każdej chwili i z dowolnego miejsca pracować nad konkretnym wpisem, dodawać do niego notatki, referencje i pomysły, które pojawiają się często w najmniej oczekiwanych sytuacjach.

O całym procesie tworzenia Banku Pomysłów i Biblioteki Opowieści oraz wykorzystania Asany do organizowania i przechowywania pomysłów uczę w #Worqbooku. Już teraz zapisz się na listę zainteresowanych jeśli masz problem z organizowaniem treści i systematycznym, uporządkowanym przechowywaniem pomysłów!

Jak korzystać z Asany – kilka podpowiedzi

• Wyznaczaj sobie deadline’y i przypisuj zadania do konkretnych osób (również do siebie!).
  Dzięki deadline’om i przypisanym zadaniom wszystko co masz do zrobienia będzie wyświetlać się na Twojej liście zadań na dany dzień. Wyrób w sobie nawyk pracy z kalendarzem i oznaczeniami w Asanie aby nie pogubić zadań i móc zawsze podejrzeć je wszystkie w jednym miejscu, w chronologicznej kolejności, niezależnie od projektów, do których są przypisane.
• Oznaczaj ludzi z którymi się komunikujesz.
  Jeśli wykorzystujesz Asanę do komunikacji w zespole w komentarzach koniecznie oznaczaj ludzi, do których się zwraczasz. Dzięki temu dostaną oni powiadomienie o nowych wiadomościach i komunikacja nie urwie się  minuty na minutę.
• Codziennie zaglądaj do Asany.
  Asana nie wykona pracy za Ciebie i zaplanowanie w niej zadań raz na nic się nie przyda jeśli nie będziesz regularnie pracować w tym programie. Wyrób w sobie nawyk codziennego korzystania z Asany, zaglądaj do niego, aktualizuj termin realizacji zadań i dbaj o to, aby nie narobić sobie zaległości. To Ty jesteś odpowiedzialna za to, aby zadania pozostawały zaktualizowane – no chyba, że masz do pomocy manadżera projektów, wtedy zleć to jemu 🙂
  
• Bądź szczegółowa, rozbijaj zadania na naprawdę małe kroki.
  Asana jest narzędziem idealnym do nauki pracy z maleńkimi zadaniami. Staraj się każde swoje zadanie rozbić na naprawdę małe kroki – w ten sposób będzie Ci łatwiej śledzić progres i pilnować realizacji zadań. Mój szablon wpisu blogowego składa się z 50 zadań, szablon wpisu zbiorowego (takiego jak ten o prezentach dla młodych mam) ma tych zadań 58. Te małe kroki pozwalają mi pracować efektywnie nawet wtedy gdy mam niewiele czasu, są również niezastąpione przy wprowadzaniu pracy w blokach!
   
• Bądź elastyczna.
  Sposób w jaki korzystasz z Asany (i z każdego innego narzędzia!) będzie zmieniał się z czasem. Gdy oswoisz się z programem zaczniesz pewnie wprowadzać zmiany, aktualizować swoje szablony i checklisty oraz eksperymentować z różnymi rozwiązaniami. Bądź elastyczna i daj sobie czas na wypracowanie takiego sposobu korzystania z Asany, który będzie Cię wspierał!
  
• Zacznij od swoich systemów i małych kroków.
  Moja przygoda z Asaną zaczęła się od zbudowania w niej kalendarza wpisów blogowych – kolejne projekty, zadania i systemy pojawiły się tu dopiero wtedy gdy nauczyłam się jak korzystać z Asany. Mój sprawdzony system (o tym jak wygląda mój blogowy workflow pisałam już kilka lat temu) i małe kroki (jedno zadanie związane tylko z wpisami na bloga) sprawiły, że miałam okazję poznać program i nauczyć się go, zanim zaczęłam tu działać na szerszą skalę.
• Nazywaj projekty i załączniki z opcją wyszukiwania z tyłu głowy.
  Gdy Twoja Asana zacznie rosnąć, a Ty zaprosisz do korzystania z niej kolejne osoby pamiętaj, aby wszystkie projekty i załączniki nazywać w jasny i konkretny sposób – dzięki temu gdy coś Ci zginie z pola widzenia (na przykład jakieś zadanie zostanie zakopane w drzewku tasków i subtasków) bez problemu odnajdziesz je za pomocą lupki.
• Linkuj do dokumentów google.
  Moja Asana jest naczyniem połączonym z folderami na dysku google gdzie mieszkają różne dokumenty, szczegółowe rozpiski, szablony i instrukcje. Tworząc kolejne projekty i zadania od razu pamiętamy z Asią o tym, aby linkować do konkretnych dokumentów. Dzięki temu z Asany bezpośrednio przeskakujemy do dokumentu, w którym mamy np. listę linków do wysłania newsletterem lub podrzucenia na blogu w polecajkach. To rozwiązanie oszczędza naprawdę dużo czasu!

To jak, poznałaś tę tajemniczą Asanę nieco lepiej? Znalazłaś tu jakieś pomysły lub podpowiedzi na to, jak zacząć z niej korzystać w swojej pracy? A może masz już inne, sprawdzone i ulubione narzędzie, które spełnia wszystkie Twoje potrzeby i zamierzasz być mu wierna? Daj znać w komentarzach jak Ty organizujesz pracę oraz koniecznie napisz jak pracuje Ci się z checklistą wpisu blogowego!

TO MOŻE CIĘ ZAINTERESOWAĆ
→ lista 5/10/15 – przykład listy, którą możesz z powodzeniem przechowywać w Asanie!
→ jak zdradziłam bullet journal – tekst w którym opowiadam dlaczego porzuciłam bullet journal
→ roczny planer suchościeralny – Asana Asaną, ale wielkie plany i tak zaczynają się tutaj!

ZOSTAŃMY W KONTAKCIE