PRAKTYCZNE SPOSOBY NA… ORGANIZACJĘ CZASU

Czy czujecie, że momentami czas wymyka wam się spod kontroli i dzień kończy się kilka godzin wcześniej niż macie na to ochotę, a próby okiełznania tej sytuacji kończą się marnie? W internecie i mądrych książkach pełno jest porad o tym jak zapanować nad czasem, dzisiaj chciałabym dorzuć do tej puli swoje praktyczne sposoby na organizację czasu.

Od ponad 2 miesięcy pracuję w domu- czasem wykonuję drobne zlecenia, ale większość czasu poświęcam na naukę nowych rzeczy, która jest krokiem na drodze do rozpoczęcia pracy na własną rękę. Teoretycznie brzmi to super, w praktyce wymaga ciągłej walki z samą sobą i przekonywania się, że przeglądanie blogów i wyszukiwanie tutoriali na youtubie nie jest koniecznie moim priorytetem numer jeden:)

Robię dużo, a mimo to czasem mam poczucie zmarnowanego dnia- pewnie to znacie. Kilka tygodni temu przyjrzałam się swojej organizacji czasu podczas pracy w domu i znalazłam kilka praktycznych sposobów, które pomagają mi ogarnąć czas i lepiej radzić sobie z listą zadań na dany dzień.

organizacja czasu7

EKSPRESOWY DETOKS

Gdy czuję, że czas wymyka mi się spod kontroli a lista rzeczy do zrobienia rośnie w niekontrolowany sposób zaczynam od szybkiego detoksu głowy. Pomaga mi to uporządkować myśli i generalnie zacząć działać w lepszym humorze i z większą motywacją. Staram się powtarzać ten mini rytuał conajmniej raz w miesiącu, ale prawdę mówiąc pracuje mi się najlepiej jeśli zaczynam tak każdy poniedziałek!

organizacja czasu5

Od ogółu do szczegółu

Gdy planuję rzeczy, które chciałabym zrobić trzymam się zasady od ogółu do szczegółu.

Lubię wyznaczyć sobie kilka dużych zadań na początku miesiąca i później uwzględniać je w moich codziennych planach. Nowy miesiąc zaczynam z dużym plannerem, notuję na nim wszystkie pewne, zaklepane daty- wizyty u lekarza, spotkania, urodziny, święta. Planuję posty blogowe na dany miesiąc i zapisuję je sobie na karteczkach postit, które wstępnie rozmieszczam na kalendarzu. Dzięki temu wiem na czym powinnam się skupić oraz jakie zdjęcia i grafiki będą mi potrzebne ale nie czuję się sztywno uwiązana do tematów i gdy wpadnie mi ciekawszy pomysł mogę wszystko łatwo poprzestawiać na kalendarzu.

Próbowałam wielu różnych plannerów, ostatnio uwielbiam miesięczny kalendarz w formie plakatu, który mogę dowolnie ozdabiać, dodawać naklejki i oznaczać ważne daty w kreatywny sposób. Plusem plakatu jest to, że mam go zawsze przed oczami- lubię takie wizualne motywacje.

organizacja czasu6

Tygodniowa lista rzeczy do zrobienia

Co tydzień- najchętniej robię to w piątek lub w weekend, tak aby poniedziałek zaczynać w pełnej gotowości do działania- rozpisuję sobie listę rzeczy do zrobienia w kolejnym tygodniu. Wrzucam na nią zadania, które wymagają zmieszczenia się w terminach, drobne sprawy, które powinnam załatwić, rzeczy związane z blogiem i drobiejsze kroki z dużych celów, które postawiłam sobie na początku miesiąca. Staram się aby ta lista zawierała w sobie wszystko co ważne i pilne, ale pilnuję aby nie przeciążać jej zbyt wieloma zadaniami.

organizacja czasu3

Codzienne to-do listy

Nie wyobrażam sobie funkcjonowania w domu bez listy rzeczy do zrobienia. Najczęścciej przygotowuję ją wieczorem poprzedniego dnia. Spoglądam na swoją tygodniową listę to-do i wybieram z niej zadania pilne, a jeśli takich nie ma to ważne dla mnie. Zapisuję je w formie listy, a następnie numeruję według tego jak bardzo zależy mi na ich wykonaniu. Staram się aby moja lista nie miała więcej niż 5 zadań, więcej i tak na ogół nie jestem w stanie zrobić.

organizacja czasu2

Plan dnia

Mimo że wstaję o 6 rano, mój dzień “pracy” zaczyna się o 10. Wcześniej mam czas na ćwiczenia, prysznic, pyszne śniadanie z Fabem i ogarnięcie mieszkania. Staram się zrobić jak najwięcej, szybko sprzątam, wstawiam pranie i równo o 10 zabieram się do pracy.

Lubię pracować w blokach czasu, które wyznaczają przerwy na drobne przekąski i lunch. Każdy taki blok przypisuję jakiemuś zadaniu- spędzam 2 godziny na pisaniu i edytowaniu tekstów na bloga, robię małą przerwę i zabieram się za zdjęcia, naukę, lub pracę nad projektem. Bloki czasu pozwalają mi skupić się na konkretnym zadaniu i dzięki temu kończę je szybciej i z lepszym efektem.Lubię też swoje małe przerwy na kawę, miskę owoców, czy pyszny smoothie, które dodają mi energii do dalszej pracy.

Najchętniej zaczynam od drobnych rzeczy- odpowiadam na komentarze, odpisuję na maile, zaglądam na kilka ulubionych blogów, ogarniam social media- spokojnie obrabiam się z tym w godzinę i dzięki temu później mogę zająć się ważnymi sprawami. O 18.30 staram się kończyć swój “dzień pracy”, sprawdzam listę rzeczy do zrobienia i przygotowuję kolejną na następny dzień. Lubię w tym momencie wykonać szybkie ćwiczenia, rozciągnąć się po całym dniu lub zrelaksować na jodze, potem gotuję obiad lub szykuję się do wyjścia na miasto czy do kina.

 

organizacja czasu9

Co zmieniło się w moim planowaniu dnia i organizacji czasu?

Staram się skupić na jakości czynności, które robię- zamiast zajmować się drobiazgami poświęcam czas na naukę ważnych dla mnie rzeczy. Odciążam codzienne listy rzeczy do zrobienia i nie umieszczam na nich zbyt wielu spraw- nauka wybierania priorytetów nie jest ławtwa, ale oszczędza stresów i frustracji na koniec dnia. Planuję swój dzień w blokach czasowych- dzięki temu działam szybciej i efektywnie, nie rozpraszam się skacząc od zadania do zadania. No i przede wszystkim- pogodziłam się z tym, że lista rzeczy do zrobienia to jedno, a życie to drugie, nie spinam się i nie pozwalam liście kontrolować mnie- czasem wybieram spontaniczny lunch z przyjaciółmi zamiast pracy wiedząc, że dziury w niebie od tego nie będzie

 

Ciekawa jestem jak wy radzicie sobie z planowaniem i organizacją czasu? Może są tu jakieś osoby w podobnej sytuacji, które starają się ogarniać rzeczywistość codziennej pracy z domu i chciałyby podzielić się tym jak to robią?

Zobacz również

  • Piękny masz ten planner, karteczki i bajerki. Podobają mi się bloki czasowe- sama jeśli mam wolny dzień i zostaję w domu łapię się na tym, że zamiast przeglądać blogi i internety godzinę, siedzę nad tym o wiele dłużej, co tylko spowalnia kolejne obowiązki. Muszę wyznaczyć sobie ramy czasowe ;))

    • to rzeczywiście pomaga 🙂 warto spróbować i dostosować do swojego planu dnia 🙂

  • Pewnie, że staram się organizować. Ale ty? WOW! W tej kwestii jesteś dla mnie przykładem. Oczywiście jestem w trochę innej sytuacji. Nie pracuję, a studiuję dziennie, do tego trenuję codziennie, czasem 2 razy. Ale wszystko jest do ogarnięcie. Po prostu ostatnio miałam trochę słabszy okres, a twój wpis zmotywował mnie do zebrania czterech liter 🙂

    • powodzenia! Ja też czasem nie ogarniam 😀 najważniejsze, żeby się zebrać w sobie i zacząć znowu mimo przerwy 🙂 tak samo jest w sporcie, co nie?

  • Trafiłaś w moją achillesową piętę. Byłam nawet na kursie zarządzania czasem, ale nie potrafię zastosować poznanych tam metod. Ilekroć zrobię listę „to do”, tylekroć zrobię wszystko, czego na niej nie było. Natomiast bez listy, mam wrażenie, że dzień mi uciekł i nic nie zrobiła. Cały czas szukam aurea mediocritas w tym temacie 🙂

    • jest świetna książka na ten temat, nie znam polskiego tytułu, po angielsku to „The Slight Edge”, autor opisuje tam dokładnie o czym mówisz- mimo tego, że znamy i mamy narzędzia nadal ich nie używamy i jak sobie z tym poradzić 🙂 polecam!

      • Dzięki za polecajkę (to już druga od Ciebie)! 🙂

  • Też pracuję w domu od dwóch miesięcy, ale idzie mi dużo słabiej z organizacją czasu. Przed wszystkim wstaję dużo później… przez co czasem mam wrażenie, że się trochę nie wyrabiam. Chociaż z drugiej strony nie mam z góry określonego czasu, do kiedy mam się wyrobić 🙂 Chyba muszę to wszystko przemyśleć 🙂

    • doskonale to rozumiem, my też jak pośpimy w weekend to potrafię przechodzić pół dnia z fochem, że już tak późno i człowiek taki rozmemłany się robi 😛
      Może sama sobie narzucaj deadliny- mi to pomaga 🙂

  • Kurdupel

    Ooo, podoba mi się pomysł z karteczkami z tematami na bloga, to świetna sprawa 😀 Ja już od dwóch lat jestem zrośnięta z kalendarzem (teraz plannerem) i nie wyobrażam sobie życia bez niego. W końcu mam wszystkie notatki, plany i wydarzenia w jednym miejscu, o niczym nie zapominam i mogę się zorganizować, co przy ciężkich dziennych studiach, pracy i ogarnianiu DT nie jest takie łatwe.

    • wpadłaś w plannerowe szaleństwo? 🙂
      Ja też nie wyobrażam sobie dnia bez papierowego kalendarza, te wszystkie telefoniczne gadżety są nie dla mnie 😛

  • Ewa

    Muszę przyznać, że u mnie wygląda to bardzo podobnie jak u Ciebie. Dzięki organizacji zadań, wszystkie prace posuwają się do przodu 🙂
    Fajnie, że napisałaś o liście TO-DO i o tym, że wpisujesz na nią tyle rzeczy ile realnie jesteś w stanie wykonać, to moim zdaniem jest zasada dzięki której takie listy są przydatne i motywują do pracy. Zbyt długie listy z nierealnie dużą liczbą zadań, które nigdy nie zostaną wykonane bardzo zniechęcają.

    • miałam taki moment, że wpisywałam na listę WSZYSTKO, wpisałam, że mam podlać kwiatki, zamiast po prostu iść i je podlać- bez sensu 🙂
      ja czasem i z tą 5tką się nie wyrabiam i nadal uczę się co ile czasu zajmuje- po 3 tygodniach vlogowania zaczynam rozumieć, że filmik „w godzinkę” się nie złoży itd. Ważne żeby te wszystkie metody testować na sobie i poprawiać… do skutku 🙂

  • Zajrzałem tu z wyzwania SenMai, bo jestem strasznie niezorganizowany i wiecznie próbuję nauczyć się lepszego zarządzania swoim czasem. Ujęły mnie Twoje zdjęcia i rozwiązanie w postaci bloków czasowych – próbowałem je wdrożyć, ale podszedłem do siebie zbyt wymagająco i pomysł zdechł. Może pora do niego wrócić, tylko już na luzie? 🙂
    Bardzo inspirujący blog, tak w ogóle 🙂

    • dzięki Marcin, fajnie, że tu trafiłeś!
      spróbuj planowania czasu właśnie jak piszesz, na luzie i bez spinania, w końcu to ma być narzędzie dla nas, ma pomagać a nie terroryzować! 🙂
      Powodzenia!

  • Iza

    Jest coś niesamowitego w tym wpisie, a czytałam już takich dziesiątki. Jakiś taki spokój z niego bije. Sprawia, że człowiek wierzy, że te sposoby działają. Zazwyczaj miałam wrażenie, że autor pisze o czymś, co stało się nośne i modne. Właściwie znałam te metody, więc nie tyle chodzi o nowość, a bardziej o formę. To jest coś szalenie wartościowego – ubrać znajomy temat w świeżą formę. Brawo! PS. Zdjęcia są genialnym uzupełnieniem – proste a tak wymowne. Wpis szalenie motywujący, a ostatni akapit wspaniale wszystko sumuje.

    • dzięki ogromne Iza, strasznie się cieszę, że tak odebrałaś ten wpis :):)
      Zależało mi też na własnych zdjęciach bo chcę niebawem ruszyć planner w internetowy świat, więc miało to być małą zajawką 🙂

  • Aga

    O a ja myślałam, że ty w pracy się dogadałaś i pracujesz z domu! A co chcesz robić zawodowo? I skąd ten plakatowy planner? Ja swój sama drukuję i ozdabiam, ale wpinam do organizerowych okładek. Nie mam aż tak rozplanowanego dnia, ale też robię listy zadań i dzielę na bloki, przedziekane kawkami, wyskakiwaniem do sklepu itepe. Kończę, kiedy dzieci wracają ze szkoły.

    • niestety, u mnie w pracy każda rozmowa na ten temat kończyła się zbywaniem, mimo że spokojnie mogłabym tak pracować, więc nie dało rady się dogadać:(
      Planujemy z Fabem własną działalność, zobaczymy jak to się rozkręci 🙂 Planner sama zrobiłam, wrzucę za moment na bloga 🙂

  • podziwiam taką organizację, planery mam ale jeszcze nie odważyłam się zarządzać moim czasem. Przy dwójce dzieci, takie planowanie po prostu często wymyka się spod kontroli 😉

    • pewnie wtedy wiele innych sytuacji wpada i wypada- nie wiem jeszcze, nie doświadczyłam 🙂
      Ale coś czuję, że ja bez planowania skończyłabym zła i w chaosie więc jakoś to rozegram nawet jak dzieci już będą 🙂

  • No nie! Ale mnie martwi fakt, że jest tutaj tak mało komentarzy?! Napisałaś świetnego posta z dobrymi zdjęciami! Jak już wspominałam wcześniej – uwielbiam Twoje organizacyjne posty! Dziękuję za kolejnego! Podkradam pomysł z blokami czasowymi! Niby mam coś podobnego, ale nie jest to zapisane na papierze.
    Odnośnie to-do list na cały tydzień, to jesteś w stanie je stworzyć dosyć dokładnie, czy np. tylko jedno zadanie, a potem dokładasz dzień wcześniej?

    • Zenja dzięki 🙂
      Te tygodniowe listy to robię sobie na początku tygodnia, wpisuję tam co w danym tygodniu chcę zrobić, a potem z dnia na dzień piszę listy na kolejny dzień 🙂
      W ogóle ostatnio znalazłam sposób na skrócenie codziennych list do realnych rozmiarów- zapisuję tyle co zmieści się na karteczce post-it 😀 i już mnie nie korci aby dopisywać w nieskończoność 🙂

      • No wiesz… Można załatwić gigantyczne karteczki post-i… 😛

  • Też lubimy mieć wpisy zaplanowane wcześniej, chociaż same tematy. W blokach nie do końca lubimy pracować. Nasz dzień jest dość chaotyczny, w roku akademickim ramy jedynie wyznaczają nam zajęcia, a tak to pełna dowolność.

  • U mnie również kluczem są codziennie listy to do- bez nich kiepski byłby mój los! 🙂 Zakochana jestem w twoim plannerze i kolorowych taśmach. ps. Dzięki Tobie lada moment biorę się za project life! 🙂

    • super! ciekawa jestem co stworzysz! 🙂
      Ja mam zaległości megaaaaaaa ale je sobie powolutku nadrabiam 🙂

  • Gośka

    Najlepsze to te dodatki! To już one zachęcają do planowania. Zdradź, proszę, gdzie można kupić takie strzałki?

    Oczywiście wpis bardzo ciekawy. Kilka zasad chyba wdrożę u siebie. Może w końcu nie będę potrzebowała machiny do wydłużania doby?

  • Fantastyczny post, choć tak zorganizowana, to ja chyba nigdy nie byłam 😉 Twoje wskazówki są jednak bardzo cenne i chyba spróbuję powalczyć z moim brakiem organizacji.

  • Bardzo dużo świetnych sposobów na organizacje czasu napewno skożystam 🙂

  • Bardzo uroczo to wszystko wygląda na zdjęciach 🙂 Masz naprawdę dobry sposób, na ogarnięcie – szczególnie podoba mi się Twoje ujęcie poranka – ja podobnie, nigdy nie zaczynam od pracy umysłowej, choć niby mówią, że wtedy umysł jest najjaśniejszy – jakoś nie umiem, wolę zacząć od lekkich rzeczy – fajnie wiedzieć, ze nie tylko ja 🙂

    i popełniłam podobny post, jeśli chcesz zobaczyć, jak ja sobie radzę – zapraszam!

    http://interiorsmoothie.blogspot.com/2015/06/na-margnesie-o-organizacji.html

  • Również codziennie stosuję „to do list”! Jak chodziłam do szkoły, to miałam też wydrukowany taki kalendarz jak Ty na pierwszy zdjęciu, tylko, że bez „ważne” i „notatek”, to mi bardzo pomagało ogarniać wszystko na czas, bo gdy tylko zerkałam na kalendarz to widziałam dokładnie, ile mam na coś czasu 😉 Teraz też muszę taki wydrukować. bo niestety przez wakacyjne rozleniwienie mam wrażenie, że czas przecieka mi przez palce nie wiadomo gdzie 🙂
    Dobry pomysł z wproawdzeniem bloków czasowych, podoba mi się 🙂

  • Też pracuję z domu i w połowie dnia czuję taką straszną potrzebę wyjścia – na spacer, na zakupy itp. I tak to mnie rozbija! Spacer jest fajny, ale może warto przesunąć go na wieczór?

  • Bardzo fajny i przydatny post! Ja też korzystam z kalendarza analogowego 😉 Podziwiam osoby, które potrafią ogarnąć plan dnia / tygodnia/ miesiąca za pomoca komputera, telefonu czy tabletu. Ja wszędzie chodzę z kalendarzem i zawsze mówię, że to moja druga głowa. Jeśli zostawię go w domu to już kaplica 😛 Co do planowania działań… zawsze staram sie je grupować od najbardziej istotnych po te, które mogę zrobić w międzyczasie bądź drugiej kolejności.
    P.S. Piękne zdjęcia!!!!

  • Kasiu przyłączam się do zachwytów, świetny wpis! Dawno nie czytałam tak dobrego tekstu o organizacji czasu, a że temat ten bardzo mnie interesuje, to przerobiłam ich wiele w ciągu ostatnich kilku lat.

    Jeśli chodzi o moją organizację, to podobnie jak Ty tworzę tygodniowe i codzienne listy zadań. Na tych codziennych wyznaczam sobie zawsze trzy priorytety, które muszą być zrobione. Cały czas pracuję nad tym by wprowadzić pracę w blokach. Muszę przyznać, że nie zawsze mi się to udaje, chociaż bardzo się staram, bo taki rytm pozwala mi się skupić na konkretnym zadaniu. Bardzo zainteresował mnie wspomniany we wpisie detoks głowy, zaraz poczytam!

  • studentka zarządzania

    organizacja czasu przede wszystkim!

  • Kacper Skudlarz (Pazzo)

    Przydatny wpis! Jednak najbardziej lubię notki o BuJo. To ty mnie zainspirowałas do stworzenia własnego! Zapraszam do mnie ciapaja.blogspot.com
    poza moim życiem codziennym pisze o bujo organizacji i tak naprawdę o wszystkim. Zapraszam!