Moje ulubione narzędzia do planowania i organizacji

Tematy organizacji, planowania i zarządzania sobą w czasie to jedne z tych, o które bardzo często prosiliście w ankiecie blogowej opublikowanej pod koniec zeszłego roku. Testowanie nowych sposobów na znalezienie dodatkowej godzinki w ciągu dnia, planowanie tak, aby moje działania były jak najbardziej efektywne i szukanie coraz to nowych sztuczek na organizację to również moje ulubione tematy. Czytam książki, artykuły na wartościowych blogach, oglądam webinary i ciągle się uczę. W ciągu ostatnich kilku tygodni czuję, że wprowadziłam swoją efektywność na kolejny poziom i naprawdę fajnie mi się pracuje, dlatego dzisiaj chciałabym podzielić się z Wami moimi ulubionymi narzędziami, które pomagają mi planować.

NOTES – BAZA DOWODZENIA

Moja „baza dowodzenia” na ten rok mieści się w uroczym notesie w złote grochy. Mam w nim spisane wszystkie listy, statystyki, podsumowania, ale przede wszystkim: swoje cele, zarówno osobiste jak i te blogowo-biznesowe, w ujęciu rocznym oraz rozbite na miesięczne mini-cele. Co ma to wspólnego z planowaniem? Bardzo dużo! Od kilku tygodni staram się planować, pamiętając o tych celach. Planuję od ogółu do szczegółu- od dużego celu, który później rozbijam na coraz mniejsze kroki mogące znaleźć się na listach rzeczy do zrobienia. Notes i codzienne zerkanie na cele przypomina mi o tym co ważne i pomaga odróżnić to od spraw pilnych. Dzięki temu zawsze mam przed oczami swoje priorytety i wybory konkretnych zadań są dużo łatwiejsze.

narzedzia_do_planowania5

ROCZNY WORQSHOP PLANNER

Na bardzo wielu blogach czytam super ekscytujące posty z postanowieniami, celami i długimi listami rzeczy do zrobienia w tym roku. Dokładnie na tym ostatnim skupiam się planując swoje zadania. Mamy przed sobą cały rok (a nawet dużo więcej!) dlatego nie zabieram się za wszystkie sprawy z mojej listy na raz. Część większych planów-projektów odkładam na kolejne miesiące, aby w danej chwili być w stanie skupić się na konkretnych sprawach. W rozłożeniu celów i planów na kolejne miesiące pomaga mi mój roczny planner plakatowy, na którym czarno na białym widać jak rozkłada się moje obłożenie projektami, na co jeszcze mogę się zgodzić w danej chwili, kiedy planować wakacje i wyjazdy, a kiedy… najwyższa pora brać się do roboty, aby wywiązać się ze zobowiązań przed samą sobą.

_DSC9962

MIESIĘCZNY WORQSHOP PLANNER

To narzędzie, które bardzo dobrze znacie już z postów na blogów, a bez którego ja byłabym jak bez ręki. Uzupełnienie planera zaczynam od zajrzenia do notesu i rocznego planera. Na samym początku wypełniam rubrykę z priorytetami i później posiłkując się nią, ustalam całą resztą miesiąca. Rozpisuję kalendarz postów na bloga, wysyłkę newslettera, deadliny projektów do odesłania. Zaznaczam wydarzenia z ustaloną datą o których wiem z wyprzedzeniem – webinary, wizyty u lekarza, spotkania. Często dopisuję tu też hasłowo pozycje, które pojawiają się na moich checklistach nieregularnie- co 2 tygodnie lub raz w miesiącu, aby pamiętać, kiedy się nimi zajmuję.

narzedzia_do_planowania2

CODZIENNE CHECKLISTY

Przygotowanie checklist na każdy dzień było jednym z moich celów na ten rok. Zainspirowana postem Pani Swojego Czasu od dawna chciałam mieć zestaw powtarzalnych pozycji na każdy dzień tygodnia, którego nie będę musiała za każdym razem zapisywać na liście rzeczy do zrobienia. Swoje checklisty przygotowałam w formie tablicy w trello, każdy dzień to konkretne, powtarzalne zadania, które wykonywane regularnie przynoszą świetne efekty i pomagają budować dobre nawyki. Dla mnie to również poczucie pewności, że o niczym nie zapominam oraz oszczędność czasu ponieważ taka digi checklista przygotowana raz jest bardzo łatwa w odświeżaniu i dalszej edycji.

ORGANIZER DESIGN YOUR LIFE

Organizer z codziennym planerem to moje ostatnie ogniwo i narzędzie z którego korzystam przy codziennej organizacji. Na początku nie byłam przekonana czy organizer Design Your Life sprawdzi się u mnie- wiecie, nie jestem fanką kolumn na poszczególne dni, tym bardziej z oznaczeniem godzinowym- znalazłam jednak na niego swój sposób i teraz świetnie mi służy. Z organizerem planuję swój tydzień, znowu odwołując się do moich prioryetów ustalonych w większej skali oraz do pilnych spraw codziennego życia. Udaje mi się zachować względną równowagę pomiędzy jednymi i drugimi, ponieważ nie tracę z oczu tych pierwszych i nie pozwalam nawarstwiać się drugim (checklisty!). Co ląduje w planerze? Lista posiłków na dany tydzień, tygodniowa lista rzeczy do zrobienia i codzienne listy wpisywane w kategorii „Zadania” na dany dzień. Wpisuję tu również na początku tygodnia wszelkie spotkania i deadliny oddania projektów, tak aby mieć je zawsze pod kontrolą.

narzedzia_do_planowania3

JAK TO WYGLĄDA W PRAKTYCE

Wiem, że to wszystko brzmi jak dużo roboty, ale w praktyce codzienne działanie w takim systemie jest dla mnie szybkie, sprawne i bardzo intuicyjnie. Cele i roczny planner, mimo że często do nich zerkam tak naprawdę mój czas i uwagę pochłonęły tylko raz. Raz w miesiącu również planuję z miesięcznym planerem- nie zajmuje mi to więcej niż pół godziny, a czuję, że mam pod kontrolą sprawy na najbliższe tygodnie. W soboty planuję posiłki i robię zakupy, w niedzielne popołudnia ustalam listę rzeczy do zrobienia na dany tydzień, i przepisuję daty do tygodniowego kalendarza w organizerze. Codziennie rano zaczynam dzień od otwarcia checklisty, z tygodniowej listy zadań wybieram konkrety na dany dzień, a z nich- 3 priorytety, które muszę zrobić choćby się paliło i waliło- w efekcie od nich zaczynam pracę. Dodatkowe pomysły które pojawiają się w ciągu dnia spisuję na oddzielnych listach, a co wieczór staram się wypisać wszystko co przychodzi mi do głowy na następny dzień, tak aby spokojnie iść spać i nie martwić się różnymi zadaniami.

narzedzia_do_planowania

blog-separator

Ciekawa jestem Waszych sposobów na organizację, planowanie i budowanie codziennej rutyny. Wiem, że dla wiele osób to dość śliski temat – może któraś z przedstawionych metod szczególnie przypadła Wam do gustu? Macie swoje sposoby, system, który się sprawdza i mogłybyście polecić? A może próbowałyście czegoś co jest do kitu i nie przyniosło efektów u Was kompletnie? Czekam na Wasze komentarze, a jeśli ten post był przydatny – proszę podzielcie się nim na facebooku!

Zobacz również

  • ja również korzystam z organizera od Aliny 🙂
    własnie dzisiaj powpisywałam do niego najbliższe terminy, plany itp… uwielbiam taka organizację :))
    pozdrawiam

  • Mi wystarczy mały kalendarzyk (koniecznie musi mieścić się w torebce!), z bieżącymi samoprzylepnymi karteczkami na listy „to-do”, osobny blogowy notes, miesięczny kalendarz na ścianę, żebym nie zapomniała o odwiedzinach/wyjazdach/wizytach u lekarzy/egzaminach oraz w sytuacjach awaryjnych notes w telefonie 😉

  • BonaVonTurka (Hipis)

    Ja muszę mieć jak najwięcej w zasięgu wzroku. Nie planuję za dużo, w kalendarzu na rok szkolny zapisuję głównie koncerty, imprezy i sprawdziany, natomiast wszelkie notatki o tym, co powinnam dzisiaj lub w najbliższych dniach piszę na samoprzylepnych karteczkach i obklejam nimi przestrzeń nad biurkiem (obklejoną wcześniej plakatami, na szczęście się ze sobą nie gryzą). Potem starannie wykreślam, co już zrobiłam i notuję nowe. W ogóle nie mam kalendarza miesięcznego, kiedyś miałam, ale nie przydaje mi się do niczego. Starczy notes typu: jedna kartka-jeden tydzień. Na studiach planuję kupić sobie większy zeszyt z kalendarzem, bo będę musiała ogarniać więcej rzeczy 😀

  • Ja mam 2 kalendarze – malutki blogowy, gdzie zapisuję pomysły na posty, hasła do rozwinięcia, drugi kalendarz „wyjściowy” zapisuję w nim wszystkie wyjścia, czyli wizyty u lekarza, zakupy od razu są listą to-buy, daty ewentualnych spotkań, zjazdów w szkole itp. I mam jeszcze dużo blok w kratkę „domowy” który dzielę na dni tygodnia i zapisuję wszystko co mam do zrobienia w domu 🙂

  • Muszę skorzystać z Twojej opcji z trello, bo codzienne check listy w formie karteczek kiedyś mnie zrujnują 😀 Ja mam mój kochany, audrey’owy kalendarz do codziennych spraw i obowiązków, a osobny zeszyt, w którym zapisuję to, co blogowe sprawy przyniosą do głowy 😉 Bez tego bym zginęła!

    • no właśnie, digi checklisty są fajne, bo nie trzeba ich robić w kółko od nowa:)

  • Ja do tej pory wykorzystywałam kalendarz książkowy na cały rok oraz notes. Niestety takie rozwiązanie nie spełniał do końca moich potrzeb. Teraz postawiłam na planner PSC oraz Nozbee. Testuję i mam nadzieję że to będzie to.

    • i jak Monika zadowolona jesteś z planera? Mi się jego pomysł podoba (a najbardziej to tasiemki!), ale grafika i wygląd to zupełnie nie moja bajka, wiem, że po jakimś czasie miałabym problem z różem 🙂

      • Ha! U mnie to samo z tym różem.

  • Muszę a) wydrukować Twój planner miesięczny b) zacząć regularniej robić czeklisty – bo gdy je mam, faktycznie jest jakoś sprawniej 😉

    Co jest na ostatnim zdjęciu? W nowej odsłonie organizera DYL jest też rozpiska tygodnia na dwóch kartkach?

    • tak, tydzień jest na dwóch stronach rozpisany dzień po dniu, a ostatnie zdjęcie to właśnie mój notes na cele, plany, listy i pod spodem organizer DYL 🙂

      • Ciekawe, nie wiedziałam, że tak się zmienił – ja pobierałam go z udostępnionych plików, tam każdy dzień miał swoją stronę, i chyba to bardziej mi odpowiadało 😉 Wolę mieć wszystko w jednym miejscu, a to wymaga więcej przestrzeni na pisanie 😉

        • teraz jest dostępny notes, gdzie każdy dzień jest oddzielnie, właśnie do takiego dokładnego planowania, a w organizerze jest widok na cały tydzień 🙂

  • Ja mam jeden taki zwykły kalendarz i tam wszystko wpisuję. Planuję jednak stworzenie jakiegoś własnego narzędzia do planowania i organizacji czasu.

  • Niezmiennie papierowa wersja wygrywa (u mnie) ze wszystkimi innymi formami 🙂 Pozdrawiam
    Hania

  • U mnie idealnie spisuje się notatnik Midori gdzie sama sobie dokupuje wkłady. Mam jeden typowy do zapisywania dat i prowadzę to jako kalendarz, do tego dwa notatniki jeden jako pamiętnik i jeden do notowania (pomysłów, planów, celi). I codziennie obowiązkowa to do list, uwielbiam i bardzo motywuje mnie do pracy 🙂

  • Katarzyna Kowalczyk

    nie ogarniam o co chodzi w trello 🙁 czy mozesz kiedys to przyblizyc 🙂

  • Podziwiam Twoją organizację! Sama uwielbiam planować, ale nie zawsze mam na to tyle czasu, ile bym chciała… Piszę dużo zadań w swoim notesie, po prostu kocham je odhaczać, resztę zapisuję w kalendarzu Google. Dzięki temu mogę go z łatwością udostępnić swojemu mężowi i nasze życie staje się chociaż odrobinkę łatwiejsze. Bardzo polecam tę formę planowania, buziaki!

    • my korzystaliśmy z kalendarza google przed ślubem, a potem jakoś to się rozlazło- ciężko mi przestawić się na elektroniczne planowanie 🙂

  • Jestem pod wrażeniem. Ze mnie mistrz organizacji chyba nigdy nie będzie, pewnie dlatego z programowaniem było mi nie po drodze. Nie umiem się zabrać za planowanie, przede wszystkim takie na papierze. Jak na razie sukcesem jest to, że w miarę planuje posty na blog. Pierwszy krok zrobiony, jeszcze portale społecznościowe i będą kolejne sukcesy. Potem reszta sama przyjdzie pewnie. 🙂

    • sama pewnie nie przyjdzie- to zawsze efekt Twojej pracy 🙂 ale właśnie takimi małymi kroczkami najłatwiej dochodzi się do większych osiągnięć 🙂 a organizacji można się nauczyć, to umiejętność jak każda inna, a nie specjalna cecha charakteru 🙂

  • Ależ przydatny post! Koniecznie muszę spróbować tych powtarzalnych check list i wypracować sobie organizacyjną rutynę. Jako, że mam dobrą pamięć z lenistwa trzymam wszystkie zobowiązania w głowie, a wiadomo, że z niej rzeczy umykają znacznie łatwiej niż z papieru. Dziękuję bardzo za rady, pora wprowadzić je w życie! 🙂

    • powodzenia! Ja zauważyłam, że odkąd mam checklisty to tak jakoś, ja wiem.. spokojniej mi się żyje 🙂

  • Ja staram się używać głównie narzędzi online (m.in trello, todoist;), żeby nie tonąć w oceanie karteczek, jak to kiedyś bywało u mnie;) Niestety cały czas do idealnego planowania i zarządzania czasem, bardzo mi daleko;)

    • nooo ja tak jak uwielbiam checklisty w trello, tak nie odmówię sobie papierowych narzędzi, szelest kartek to szelest kartek 🙂

  • Super! jestem pod wrażeniem – widać, że masz swój sprawny system, a do tego takie to wszystko estetyczne i eleganckie! Zainspirowałaś mnie: biorę się za udoskonalenie mojego dość chaotycznego planowania!

    • powodzenia! ważne, abyś znalazła sposób, który będzie Ci odpowiadał 🙂

  • u mnie jest notes i miesięczny planer, a na ścianie kalendarz freelancerki:) do tego pomocnym narzędziem jest bitrix, który pomaga mi monitorować czas spędzony na realizacji zleceń, co z kolei jest pomocne w ich wycenie.

    • nie słyszałam o tym narzędziu bitrix, muszę mu się przyjrzeć- to oddzielna aplikacja czy jakaś nakładka na przeglądarkę?

  • Mój system planowania jak dotąd był bardzo nie stały. Marzy mi się jedno miejsce do wszystkiego, ale to wydaje się nierealne. Nawet jeśli byłoby takie elektroniczne narzędzie, to problem byłby taki, że to nie papier ;).
    Mam swój zeszyt z pomysłami i danymi. Nie korzystam z niego regularnie, jak dotąd tylko zrywami, niestety. Chcę jednak to zmienić, najwyższy czas i konieczność jednocześnie.

  • Katarzyna

    Wiele się mówi i pisze o planowaniu oraz zarządzaniu czasem. Potwierdzam – jeśli nie tylko o tym czytamy ;), ale stosujemy w praktyce, nasza efektywność wzrasta.
    Mi najbardziej odpowiada metoda małych celów – półrocznych (jeszcze nie jestem w stanie planować rocznych), miesięcznych i tygodniowych.
    Idealnego planera szukałam kilka lat i wiele produktów przetestowałam. W każdym czegoś mi brakowało lub coś przeszkadzało. Obecnie używam trójdzielnego multiplanera i chyba zostanę „z nim” na dłużej 🙂

    Chciałabym jednak bliżej poznać trello, więc przyłączam się do poprzedniczki Katarzyny i również proszę o post na ten temat 🙂

  • Bardzo ciekawy tekst o planowaniu 🙂 Fajne książki na liście, kilka z nich też mam w planach do przeczytania, szczególnie „Twórcza odwaga” i „Content Marketing” 🙂